پایگاه خبری تحلیلی راه ملت
اولین و تنها رسانه کاملا دانشجویی استان کهگیلویه وبویراحمد

اقتصاد مقاومتی؛ اقدام و عمل

به گزارش راه ملت؛ یادداشتی در باب نظارت،کنترل و بازرسی
) به بهانه اجرای طرح نجم در سازمان آموزش فنی و حرفه ای کشور(

تهیه و تدوین: ناصری امید، حسینی منصف « ۱ » ، هاشمی

ثُمَّ تَفَقَّدْ أَعْمَالَهُمْ وَ ابْعَثِ الْعُیُونَ مِنْ أَهْلِ الصِّدْقِ وَ الْوَفَاءِ عَلَیْهِمْ فَإِنَّ تَعَاهُدَکَ فِی السِّرِّ لِأُمُورِهِمْ حَدْوَهٌ لَهُمْ عَلَى اسْتِعْمَالِ الْأَمَانَهِ وَ «
نهج البلاغه، نامه.» الرِّفْقِ بِالرَّعِیَّه ۵۳»
پس در کارهاى کارگزارانت وارسى کن، و ارباب راستى و وفا را بر آنان مراقب ساز، که بازرسى نهایى در کارشان، آنان را به امانتدارى و نرمى با مردمان وادار مى سازد.

۱) مقدمه
در اصل ۱۷۴ قانون اساسی نظام بازرسی به منظور پالایش و بهبود عملکرد نظام اداری مورد توجه و تاکید قرار گرفته و در این راستا امر نظارت و کنترل به عنوان یکی از ارکان ۴ گانه مدیریت نقشی ممتاز و تعیین کننده دارد. از سوی دیگر اجرای صحیح وظایف مدیریت، نیز ضامن سلامت و موفقیت عملکرد سازمان است. لذا مدیران برای انجام وظایف اصلی خود با نظارت و کنترل، پیشرفت برنامه ها، فعالیت ها، شیوه ها و امکانات و عملیات گوناگون سازمان را تحت پوشش نظارتی قرار می دهند تا از انحراف ایجاد شده در جهت حرکت مجموعه و اتلاف منابع و امکانات جلوگیری کنند. کنترل فرایند نظارت برفعالیت ها به منظور حصول اطمینان از مطابقت کار انجام شده با برنامه های پیش بینی شده و اصلاح انحرافات، بخش مهمی است که در هر برنامه ای که پیش بینی می شود. یک سیستم کنترلی موثر به ما اطمینان می دهد که فعالیت ها به طور کامل انجام می شوند و اهداف سازمانی تا چه میزان تحقق می یابند؟
» نجم « در این راستا سازمان آموزش فنی و حرفه ای کشور به منظور توسعه سطح کمی و کیفی خدمات، طرح نظارت جامع مهارت را در هفته پایانی خرداد ماه ۱۴۰۲ به طور هماهنگ و با بهره گیری از حداکثر ظرفیت داخلی در سطح کشور به اجرا گذاشته است. تا بتواند به مدد آن و استقرار نظام مولد سازی و ارتقا سطح بهره وری، گامی ارزشمند در جهت تحقق عملیاتی شعار سال که از سوی نامگذاری شده است، ایفا نموده و به رسالت خویش جامه عمل بپوشاند. » به نام مهار تورم، رشد تولید « رهبر معظم انقلاب

۲)مبانی قانونی
۱ – بند ۲۵ و ۱۲ سیاست های کلی نظام اداری ابلاغی مقام معظم رهبری:
 توجه به اثربخشی و کارآیی در فرآیندها و روشهای اداری به منظور تسریع و تسهیل در ارائه خدمات کشوری.
 کارآمد سازی و هماهنگی ساختارها و شیوه های نظارت و کنترل در نظام اداری و یکپارچه سازی اطلاعات .
۲ – اصل ۱۷۴ قانون اساسی جمهوری اسلامی ایران.
۳ – مواد ۸۱ و ۸۲ و ۸۳ قانون مدیریت خدمات کشوری.
۳)ضرورت اجرا
یکی از ارکان مهم در مدیریت سالم و کارآمد، وجود نظامی کامل و دقیق برای نظارت و کنترل است،کنترل ونظارت از وظایف مهم مدیران در سازمان ها است که هدف اصلی آن تشخیص انحراف از مسیر و ارائه راهکار جهت برای نیل به اهداف سازمانی )کارایی و اثربخشی( و اصلاح امور می باشد. چنانچه مدیران سازمان ها تنها روش های کنترل بیرونی را در نظر داشته باشند، این امر موجب افزایش بهره وری سازمانی نخواهد شد، بلکه از سوی دیگرکاهش انگیزه کارکنان را به دنبال خواهد داشت. بنا براین اگر مدیران زمینه رشد و ارتقا روحیه خود کنترلی را در مجموعه فراهم نمایند، تعهد سازمانی، خلاقیت و بهره وری سازمانی رشدی چشمگیر به دنبال خواهد داشت. کنترل و نظارت، ساز وکاری است که مدیران به مدد آن از نحوه تحقق اهداف سازمانی آگاهی یافته و در صورت وجود هرگونه انحراف از اهداف و برنامه ها، قادر به اعمال اقدامات اصلاحی خواهند بود.
۴) ویژگی های نظام کنترل
نظام کنترل مدیریت شامل مجموعه ای از روش ها، دستورالعمل ها، فرایندها و اصول و ضوابطی است که مدیریت برای کنترل سازمان به کار می گیرد. به طور کلی نظام های کنترل باید با توجه به مقتضیات سازمان طراحی شده و در هر مورد ویژگی های مربوط به آن را دارا باشند. مشخصات یک سیستم کنترل مؤثر می تواند شامل موارد زیر باشد:

۱ . بازرسی و کنترل باید با آگاهی و در نقاط حساس و کلیدی باشند.
۲ . کنترل ها باید معطوف به برنامه و فعالیت ها تنظیم شوند.
۳ . سیستم کنترل باید به نحوی طراحی شود که اطلاعات و نتایج کنترل، در زمان کوتاهی در اختیار مسئولان قرار گیرد.
۴ . کنترل باید واقع بینانه بوده و عینیت داشته باشد و صرفاً براساس استنباط ذهنی و نظرات شخصی نباشد.
۵ . کنترل باید انعطاف لازم را داشته باشد،کنترل باید به دنبال اصلاح باشد، نه تنبیه و مجازات.
۶ . سیستم کنترل باید با فرهنگ سازمان تناسب داشته باشد.
۷ . کنترل نباید تنها بر نقاط ضعف و مشکلات تمرکز کند بلکه باید جامعیت داشته و نقاط قوت را نیز در نظر گیرد.

۵) فرایند بازرسی:

۱ . تعیین معیار یا استاندارد: تعیین استاندارد یا ضابطه برای کنترل.که خود مستلزم شناخت هدف های سازمانی است، لذا
تفسیر هدف های سازمان در قالب بازده دقیق و قابل اندازه گیری را تعیین استاندارد می گویند.
۲ . سنجش عملکرد: مقایسه نتایج عملیات با هدف ها و استانداردها.استفاده از روش های مشاهده، مصاحبه، پرسشنامه، بررسی اسناد و مدارک، چک لیست، محیط بازدید و …
۳ . تشخیص انحرافات از طریق تطبیق عملکرد با معیار: پس از مقایسه و تشخیص انحرافات بازرس باید تحلیل مناسب از نتایج عملکرد ارائه نماید.
۴ . انجام اقدامات اصلاحی. ارائه پیشنهاد جهت انجام اقدامات اصلاحی، هدایت پیشگیرانه و رفع نقاط ضعف و تقویت نقاط
قوت خواهد بود.

۶)گزیده هایی از بایدها و نبایدهای بازرسی
بازرسی و نظارت به عنوان بازوی مدیریتی عمل کرده و چشم و گوش مدیریت است و بازرس ایفاگر این نقش است:
۱ . شناخت دقیق از موضوع و محیط بازرسی و نیز قوانین و مقررات ناظر و حاکم بر آن.
۲ . بازرسی از عملکردها با تدوین شاخص های کلیدی، جامع، دقیق و شفاف : با هدف بررسی عملکرد آن مستلزم در اختیار
داشتن شاخص و معیار است.

۳ . آشنایی با قواعد، اخلاق و مهارت های بازرسی: موفقیت در امر بازرسی مستلزم آشنایی با قواعد، اخلاق و مهارتهای خاص آن است. یک بازرس موفق باید این قواعد را فراگرفته و نسبت به آن ملتزم باشد و از دانش و اطلاعات تخصصی حوزه مورد بازرسی برخوردار باشد.

۴ . تبیین اهمیت وضرورتهای موضوع مورد بررسی برای مسولان محل بازرسی.

۵ . استفاده از افراد با مهارت ها و قابلیت های مختلف در قالب یک تیم بازرسی: گزارش اگر حاصل کار گروهی افرادی با توانائی ها و مهارت های مختلف باشد حتما از استحکام و مطلوبیت دوچندان برخوردار خواهد بود.

۶ . انجام نظارت و بازرسی گاه موجب نگرانی بخش های مختلف شده و مورد مقاومت قرار می گیرد، لذا باید ضمن تبیین
الگوی مناسب چهت اعمال نظارت، اجرای نظارت را با فرهنگ سازی و بهره گیری از روش های مناسب تسهیل نمود.

۷ . نکته مهم در فرهنگ سازی اعتماد سازی است،لذا باید واحدهای بازرسی شونده اطمینان یابند که هدف از این نظارت،
شناسایی و ارزش یابی عیوب فرایند و اصلاح وضعیت موجود است تا برخورد قهر آمیز با افراد مقصر.

۷)نتیجه گیری

نظارت و بازرسی فراهم آورنده اطلاعات مفید برای مدیریت اثر بخش است، نظارت و بازرسی مشابه و هم ارز یک فرآیند تحقیق است و بایستی از اصول و قواعد علمی تحقیق بهره گیرد. اجرای برنامه بازرسی در ابتدا با هماهنگی کامل با مدیریت دستگاه آغاز می شود و با رویکرد مقتدرانه و مشفقانه، بازرس و نظارت کننده در جایگاه مشاور و هدایتگر ظاهر می شود.تبدیل نگرش از تقابل به تعامل و ایجاد و توسعه فرهنگ نظارت پذیری، ضرورتی مهم است، تا بتوان گام نخست را برداشت. وحدت دیدگاه از مقاومت های داخلی مجموعه خواهد کاست.هدف اساسی از نظارت درون سازمانی جلوگیری از انحراف در اجرای برنامه ها، کنترل کیفیت انجام وظایف و مسئولیتهای ابلاغی است. بدین ترتیب نظارت درون سازمانی را می توان به نوعی کنترل بر خود برشمرد.
به منظور تحقق اهداف و انتظارات سازمان، وظایف متعدد و متنوعی برای مدیریت در نظر گرفته شده است. از محورهای مهم در شکل گیری یک مدیریت سالم و کارآمد، استقرار نظامی کامل و دقیق برای نظارت و کنترل است. در حقیقت کنترل و خود کنترلی از مهمترین ابزارها و وسائل، برای نیل به اهداف سازمانی )کارایی و اثربخشی( است. البته تاکید بر ضرورت وجود یک نظام دقیق نظارت و کنترل به معنای عدم اعتماد به کارکنان نیست، بلکه در یک عبارت کوتاه می توان گفت که اعتماد در سازمان امری مطلوب است، ولی نظارت لازم است، زیرا بدون نظارت دقیق، دستیابى به اهداف واقعى سازمان و مدیریت غیر ممکن است. در عصر حاضر جوامع مختلف می کوشند تا از راه های گوناگون، نظارت درونی و خودکنترلی را در سازمان خویش تحقق بخشند.